Tegelijkertijd staat de zorgsector onder druk en zijn we volop bezig met anders kijken en anders doen, zodat we er ook in de toekomst kunnen blijven zijn voor onze bewoners en cliënten. Dat vraagt van iedereen in onze organisatie, in alle bedrijfsonderdelen, dat we anders en beter met elkaar gaan samenwerken. Met deze gewijzigde organisatiestructuur verwachten we dit goed te kunnen faciliteren.
De nieuwe structuur is visueel uitgewerkt in een zogenaamd organogram. Een organogram is bedoeld om een duidelijk beeld van de structuur van onze organisatie te geven. Inclusief de verschillende afdelingen, teams en functies. Het organogram laat zien waar en hoe de verschillende onderdelen van de organisatie met elkaar verbonden zijn. Het organogram is hier te downloaden als PDF.
Hieronder een korte samenvatting van de veranderingen en een toelichting op de gemaakte keuzes.
Voor de medewerkers die werken in de verpleeghuislocaties verandert er qua organisatiestructuur niets. Voor elke locatie is en blijft de locatiemanager de leidinggevende die integraal eindverantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van de locatie.
Voor de medewerkers die binnen onze thuiszorg werken (inclusief VPT) is er wel iets veranderd. Sinds maart jl. vormen deze medewerkers een eigen team, een apart bedrijfsonderdeel, met een eigen leidinggevende
Welzijn & Zorg
De naam ‘Zorg en Ondersteuning’ verdwijnt. Er is bewust gekozen voor de naam ‘Welzijn & Zorg’, omdat de focus nu én in de toekomst veel meer dan voorheen moet liggen op een goede balans tussen welzijn en zorg.
Daarmee bedoelen we het volgende: kwetsbare ouderen wonen bij Vivantes omdat zij de juiste zorg en een veilige omgeving nodig hebben. Maar rondom die zorgmomenten zit ook de rest van de dag, avond en nacht. Vooral naar dat totaal moeten we samen met bewoners/cliënten, naasten, vrijwilligers en ons aller netwerk (het netwerk van de bewoner/cliënt én ons netwerk vanuit Vivantes) écht anders kijken.
Zorgservice
De naam ‘Klant en Wonen’ wordt vervangen door ‘Zorgservice’. Deze naam werd al eerder gebruikt binnen Vivantes en is nog steeds algemeen bekend en gebruikt. Deze is dus weer terug. We spreken immers niet over klanten, maar over bewoners (intramuraal) of cliënten (extramuraal).
Bij intramuraal spreken we over verpleeghuislocaties en bewoners. Extramuraal gaat over cliënten met een Volledig Pakket Thuis (VPT) of thuiszorg.
Thuiszorg
Zoals al aangegeven is er sinds maart jl. een aparte leidinggevende voor VPT en Thuiszorg; Marco Dekkers. Hier hebben we voor gekozen, omdat extra aandacht en energie voor onze cliënten en medewerkers in de zorgwoningen belangrijk is. Ook groeit het aantal ouderen in deze regio sterk en zullen we gaan uitbreiden met thuiszorg en VPT.
Intramuraal, extramuraal, informele zorg
Alle locaties -samen met de extramurale zorg-, plus de Zorgservice vinden we in het organogram terug onder ‘Welzijn & Zorg’.
Hier vinden we óók de Informele Zorg; daarmee bedoelen wij alles dat te maken heeft met mantelzorg, naasten en vrijwilligers.
Vertegenwoordiging in het Strategisch team (ST)
Vanuit het Strategisch Team (ST) zijn Ingrid Urlings en Monique van Boxel, beiden Manager Welzijn & Zorg, verantwoordelijk voor het primair proces. Ingrid is verantwoordelijk voor de intramurale onderdelen en stuurt de locatiemanagers en de Manager VPT & Thuiszorg aan. Monique is verantwoordelijk voor de andere onderdelen behorende bij dit cluster.
Alle overige bedrijfsonderdelen werken in dienst van het primair proces. Daarmee bedoelen we dat de overige afdelingen en medewerkers van die afdelingen tot doel hebben de organisatie van de medewerkers op locatie en in de thuiszorg zo optimaal mogelijk te ondersteunen en faciliteren. Direct of indirect.
Mens & Organisatie
Sinds 1 maart 2023 is Raymond Braeken de manager van het onderdeel Mens & Organisatie. Daarmee is een volgende grote verandering in de organisatiestructuur meteen benoemd. De afgelopen jaren waren namelijk veel functies en afdelingen gerelateerd aan personele zaken verdeeld over de verschillende organisatieonderdelen. Nu zijn deze samengebracht bij ‘Mens & Organisatie’.
Hierdoor kan er een wenselijke en noodzakelijke slag gemaakt worden in het faciliteren van ‘anders kijken en anders doen’, als het gaat om de personele kant. Daarbij hoort óók het vinden van een constructief antwoord op de uitdagingen die de huidige arbeidsmarkt van ons vragen. Ook gaan we het Functiehuis (alle bestaande functies binnen Vivantes) onder de loep nemen met als doel een en ander te vereenvoudigen en duidelijk te zijn in wie wat doet bij Vivantes.
De teams/afdelingen HR Advies, Personeels- & Salarisadministratie, Recruitment, Leren & Opleiden, Roosterplanning en de Flexpool vind je onder ‘Mens & Organisatie’.
Expertisecentrum
De naam zegt het al; expertise verwijst in dezen naar een specifiek niveau van kennis, vaardigheden en ervaring op een bepaald vakgebied. Voor ons is dat uiteraard de ouderenzorg.
Binnen ons expertisecentrum vinden we de kennis die de organisatie in staat stelt om complexe problemen op te lossen, prestaties te leveren en waardevolle inzichten te bieden op een specifiek terrein. Zowel medisch (met de eigen behandeldienst) als op het vlak van geestelijke verzorging en palliatieve zorg. Binnen de Behandeldienst vinden we de Specialisten Ouderengeneeskunde (SO), Verpleegkundig Specialisten (VS) of Physian Assistants (PA) de Pychologen en Gedragskundigen. Manager Expertisecentrum Edwin Tijssen heeft ook ‘Kwaliteit & Innovatie’ in zijn portefeuille.
Communicatie & IT
De afdelingen ICT en Communicatie vallen in lijn onder de Manager Communicatie & IT, Mark Mies.
ICT
De eerstelijnsservice, ofwel directe support of helpdesk voor ICT, is met de nieuwe digitale werkplek volledig verlegd naar onze externe leverancier TCC. Binnen ons eigen team ICT is hiermee meer ruimte om vanuit de aanwezige expertise de energie te steken in zaken als informatiemanagement, zorgtechnologie, privacy- en informatieveiligheid, applicatiebeheer en beleidsadvies als het gaat om ICT-gerelateerde zaken met betrekking tot software, hardware, telefonie, ICT-systemen, netwerk en bijbehorende licenties.
Communicatie
Bij Communicatie gaat het om centrale communicatie (vanuit de organisatie Vivantes) zowel intern als extern. Strategische communicatie en verandercommunicatie zijn daarbij speerpunten. De afdeling Communicatie zorgt ook voor ondersteuning van de personele werving vanuit Recruitment middels arbeidsmarktcommunicatie. Daarnaast ondersteunt de afdeling onze locaties, MT en ST en de CCR en OR op het vlak van communicatie. Tot slot is men aanspreekpunt als het gaat om crisiscommunicatie en alle contacten met pers en media.
Bedrijfsdienst
Onze Bedrijfsdienst levert directe ondersteuning aan alle collega’s vanuit ‘Vastgoed & Onderhoud’ als er storingen of problemen zijn in onze gebouwen. Ook zorgen zij voor het reguliere onderhoud. Daarnaast wordt vanuit de Bedrijfsdienst sinds begin van dit jaar de inzet van de huishoudelijke dienst geregeld en georganiseerd voor alle gebouwen.
De afdeling Inkoop is ook gepositioneerd onder de Bedrijfsdienst en ondersteunt locaties en de organisatie op het vlak van goede afspraken met leveranciers en uniformiteit in de (kwaliteit) van inkoop op allerlei vlak. Ook de Arbo-coördinator is onderdeel van de Bedrijfsdienst. Tot slot voorziet onze Voedingsdienst vanuit hun expertise in eten en drinken voor alle bewoners en cliënten. Manager Bedrijfsdienst is Bernard Wijenberg.
Concern Control
De collega’s van ‘Planning & Control’ zijn verantwoordelijk voor het monitoren, analyseren en beheersen van de financiële en operationele prestaties op organisatieniveau. Tevens ondersteunen zij managers van de locaties en verschillende eerdergenoemde bedrijfsonderdelen in hun taken op dat vlak.
Bij onze financiële administratie worden alle inkomende facturen geadministreerd en afgehandeld. Tevens zorgen zij voor de uitgaande facturen en het administreren en beheer van alle geldstromen.
De collega’s van Zorgregistratie werken op locatie bij de collega’s van Zorgservice en verzorgen de invoer en administratie van (nieuwe) bewoners en cliënten, gerelateerd aan de zorgindicaties in bijvoorbeeld het ECD. Concern Controller Dico IJzerman is eindverantwoordelijke voor de afdeling Concern Control.
Raad van Bestuur en Bestuurssecretaris
Onze Raad van Bestuur (RvB) is Manon Goertz. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de besturing van onze organisatie en is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie als geheel. Zij geeft leiding aan het Strategisch Team (ST) en neemt, na afstemming in het ST, besluiten die impact hebben op de gehele organisatie of onderdelen daarvan.
De bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht op basis van onder meer strategie, begroting en jaarrekening, behaalde resultaten, meerjarenbeleidsplan en jaarplan.
De directe ondersteuning van onze Raad van Bestuur en van de Raad van Toezicht op het gebied van beleid, strategie, besluitvorming en externe verantwoording daarover ligt bij bestuurssecretaris Rob Seerden.
De Bestuurssecretaris onderhoudt verder de contacten met betrekking tot de zorginkoop (het Zorgkantoor en zorgverzekeraars) en met de medezeggenschapsorganen (Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad). Hij verzorgt ook de aansturing van de (externe) Klachtenfunctionaris en onderhoudt de contacten met de klachtencommissies en vertrouwenspersonen.
Het bestuurssecretariaat bestaande uit Levina Kersten en Nicole Backhuis ondersteunt de Raad van Bestuur en de leden van het ST. Rob Seerden is hun leidinggevende.
Strategisch Team en Management Team
Zowel onze Raad van Bestuur als de Bestuurssecretaris zijn lid van het Strategisch team (ST). Samen met de verantwoordelijken voor per bovengenoemd organisatieonderdeel vormen zij het ST. Het ST houdt zich bezig met het organisatiebeleid en -strategie.
De locatiemanagers en de Manager VPT & Thuiszorg vormen samen het Management Team. Zij zijn verantwoordelijk voor de betreffende locaties en daarmee nemen zij besluiten die impact hebben op de locatie of de thuiszorg.
Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht (RvT) houdt integraal toezicht op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken in onze organisatie. De RvT fungeert als werkgever voor de Raad van Bestuur en vervult een advies- en klankbordfunctie voor de raad van bestuur. Onze RvT bestaat uit vijf leden. Voorzitter is Henk van Rees.
Medezeggenschap
Zowel cliënten/bewoners als de medewerkers worden vertegenwoordigd door een medezeggenschapsorgaan. De Centrale Cliëntenraad (CCR) en de lokale cliëntenraden voor bewoners/cliënten. De Ondernemingsraad (OR) voor medewerkers.
Klachtencommissies en Vertrouwenspersonen
Zowel voor cliënten/bewoners als voor medewerkers zijn er verschillende onafhankelijke klachtencommissies en vertrouwenspersonen beschikbaar.