Nieuwe roostersystematiek

In 2010 hebben de werkgroepen ‘planning nieuwe stijl’ en ‘medewerkers tevredenheid’ een voorstel beschreven voor een nieuwe roostersystematiek. Dit voorstel is eerst besproken met de MT- en OR-leden. De OR heeft goedkeuring gegeven voor het draaien van een pilot. In woonzorgcentrum Olympiastaete is in een testfase geroosterd met de nieuwe systematiek. Voordat de implementatie een feit wordt, moet de OR echter eerst instemming geven. Voorafgaand hieraan wil ik iedereen informeren over de nieuwe roostersystematiek die na instemming van de OR binnen Vivantes gehanteerd zal worden.

Waarom een nieuwe roostersystematiek?

Uit het medewerkersonderzoek van 2009 bleek dat medewerkers niet tevreden waren over de roostersystematiek. Ontevreden was men o.a. over een slechte verdeling van de contracturen over het team, laat bekend zijn van de roosters en te weinig bezetting om ziekte op te vangen. Eén van de redenen om de systematiek te veranderen is dan ook het tegemoet komen aan de wens van medewerkers om daar iets aan te doen. Daarnaast werd geroosterd op de beschikbaarheid van medewerkers in plaats van op de zorgvraag van de cliënt. Aangezien de organisatie gefinancierd wordt op basis van de zorgvraag van de cliënt, het Zorg Zwaarte Pakket (ZZP), was er ook vanuit dat oogpunt een noodzaak om de roostersystematiek te veranderen. Maar daarbij moesten wel de regels en richtlijnen van de CAO VVT en de Arbeidstijdenwet leidend zijn. En uiteraard moest de nieuwe systematiek efficiënt en effectief zijn. Een hele klus die méér dan een jaar in beslag nam.

Nieuwe roostermodule in Qic

Voorafgaand aan de nieuwe roostersysthematiek is een nieuwe roostermodule aangeschaft. Dit is een ICT applicatie die het maken van een rooster vereenvoudigt. Na een succesvolle pilotperiode waarbij in diverse locaties gewerkt werd met de roostermodule in Qic, zijn we nu zo ver dat we de nieuwe roostermodule kunnen doorvoeren in de hele organisatie. De roostermodule biedt veel voordelen, zowel voor de medewerkers, de roosterraar /planner als de organisatie. Het is mogelijk om met een basisrooster te roosteren. Dit is een rooster dat zichzelf elke vier weken herhaalt. Het aantal diensten sluit aan bij de contractomvang. Werkoverleggen, overleggen aandachtsgebieden, scholingen e.d. zijn in het rooster verwerkt. De roostermodule in Qic staat los van de pilot nieuwe roostersystematiek.

Gevolgen nieuwe systematiek voor medewerkers

Bij doorvoering van de nieuwe roostersystematiek weten medewerkers minimaal 8 weken van tevoren wat het rooster is waardoor ze hun privéleven beter op hun werk kunnen afstemmen. In het rooster worden structurele (terugkerende) wensen van medewerkers verwerkt. Wensen en ruilen van diensten kan gemakkelijk worden doorgegeven met behulp van het wensen- of ruilingformulier. De medewerker krijgt dan veel sneller te horen of zijn wens toegekend wordt. Door het verbeterde rooster wordt er minder overgewerkt en is vrij ook echt vrij. Alleen wanneer er calamiteiten in een rooster zijn zal van de vaste dagen afgeweken worden. De thuiszorgmedewerkers worden volgens rooster aan de verschillende routes gekoppeld.

Gevolgen nieuwe systematiek voor roosteraars / planners

Binnen Vivantes maken de zorgcoördinatoren de roosters. Zij bepalen wie er werkt en welke zorg geleverd moet worden. De planners koppelen vervolgens de medewerker aan de cliënt. In de nieuwe systematiek wordt geroosterd vanuit de bezettingeis. Deze geeft aan welke formatie/deskundigheid nodig is om de met de cliënt afgesproken zorgmomenten te kunnen verlenen.
Doordat de diensten automatisch gekoppeld zijn aan het deskundigheidsniveau is deze gelijk aan de dagelijkse bezetting. Door te werken met een ruilingformulier kan de roosterraar o.a. bewaken of gelijke deskundigheid aanwezig is en of het ruilen van diensten evenredig is. Scholingen worden minimaal 10 weken voor aanvang doorgegeven aan de roosterraar. De module geeft tijdens het roosteren vanzelf aan of de CAO en/of  Arbeidstijdenwet overtreden wordt en op ieder gewenst moment is er inzicht in de saldo uren. Het systeem biedt ook uniformiteit. In de huidige situatie blijkt iedere locatie anders te roosteren. Voor de roosterraar betekent het nieuwe systeem dat hij/ zij uiteindelijk minder tijd kwijt is met roosteren. De planner ondersteunt de roosterraar in maken van het rooster en het oplossen van calamiteiten.

Bruto-netto formatie

In de nieuwe systematiek wordt gewerkt met een bruto-netto formatie berekening. Netto is de benodigde wekelijkse formatie om afgesproken zorgmomenten te kunnen verlenen. Bruto is de benodigde wekelijkse formatie inclusief gemiddelde verlof en ziekte uren. Het verschil tussen bruto-netto moet per locatie berekend worden.

Het werken met een bruto-netto formatie houdt in dat in de weken dat geen medewerkers met verlof zijn en geen medewerkers ziek zijn, er meer uren formatie beschikbaar zijn dan nodig (de bezettingseis). Hierdoor wordt een medewerker geroosterd met min uren. Deze min uren worden door te werken met achterwacht, vervanging tijdens ziekte, extra werkzaamheden en vervanging van vakantie gecompenseerd. Iedere medewerker wordt volgens de CAO zijn gemiddelde contracturen per half jaar (fulltimer) of jaar (parttimer) geroosterd.

Werken met achterwacht: voor- en nadelen

Het werken met een achterwacht is nieuw voor Vivantes. Dit systeem heeft voor- en nadelen. Zo is bij ziekte altijd een medewerker bereikbaar/beschikbaar om te vervangen en wordt de vervanging bij ziekte evenredig in een team verdeeld. De ziekte heeft dan ook geen invloed op de minimale bezetting. Medewerkers worden minder gebeld op vrije dagen en dat geeft zowel rust bij de medewerkers als en in het rooster. Nadeel is echter dat een extra dienst wordt ingeroosterd. Daarvan is pas op het laatste moment helder of die moet worden ingezet. Een medewerker zal geroosterd worden voor een ochtend- of avondachterwacht. Wanneer een collega ziek wordt, vervangt de achterwacht de eerste dienst van de zieke medewerker. De vergoeding van de achterwacht is van maandag t/m vrijdag 4 min. per uur en op zaterdag en zondag 8 minuten per uur. Ten behoeve van het plannen van de nacht achterwacht worden nog richtlijnen opgesteld.

Pilot nieuwe roostersystematiek

Binnen de locatie Olympiastaete is het rooster van januari en februari opgesteld aan de hand van de nieuwe roostersystematiek. Donderdag 24 maart jl. is tijdens de themabijeenkomst de roostersystematiek geëvalueerd. Hieruit blijkt dat de medewerkers de structuur prettig vinden maar de min-uren in het rooster leiden tot onrust bij medewerkers en angst om op een ander moment meer te moeten werken. Medewerkers vinden het vervelend dat niet alle contract uren op voorhand geroosterd worden en geven aan dat er in de verdeling van contract uren meer aandacht aan evenredig roosteren besteed mag worden.
Het werken met een achterwacht daarentegen zorgt wel weer voor rust in het rooster en geeft rust bij calamiteiten. De ruimte in het rooster (min uren) geeft ruimte om extra werk te doen, terug te komen voor scholing/overleg en om indien nodig een extra dienst te kunnen werken. Door de nieuwe systematiek past dit alles binnen de contract uren terwijl dit voorheen vaak leidde tot meeruren.
Op korte termijn zal de verdere voortgang van de pilot beschreven worden.

Tot slot

Wat we graag willen is tevreden medewerkers die aan onze cliënten de juiste hoeveelheid zorg (m.a.w. zorg die past binnen indicatie) kunnen leveren zonder dat ze zich opgejaagd voelen of de afgesproken zorg niet kunnen bieden. En uiteindelijk zal dat aan al onze cliënten ten goede komen en daar doen we het met z’n allen voor.

Patty Dieteren, planningscoördinator.